Consejos para tele-trabajar: reuniones virtuales eficaces y productivas

Tiempos complicados los que estamos viviendo donde muchos hemos sido confinados en casa para tele-trabajar. En sí es una suerte, no todo el mundo puede hacerlo, pero también una oportunidad para ser más efectivos y producir incluso más que si lo estuviéramos haciendo en nuestro puesto de trabajo habitual.

Llevar un orden de tu día, levantarte pronto, cuidar tu higiene, hacer ejercicio físico at home y gestionar reuniones eficaces:

1. Conoce la tecnología

Existen numerosas herramientas y funcionalidades que ayudan a que la información fluya más fácilmente en cualquier reunión virtual: mensajería instantánea, compartir pantalla, documentos colaborativos , es crucial familiarizarse con ellas. Te aconsejo Sype Empresarial, zoom, Hangouts de Google, WebEx Meetings , Demio o alguna herramienta como Whereby

Es fundamental utilizar auriculares, te oirán mejor y no te distraerás con otros ruidos. Utiliza una pantalla grande y si puede ser, dos, una donde escribir y otra donde visualizar el escritorio remoto que alguna otra persona pueda utilizar. Si dispones de un solo monitor y tienes que escribir guarda el espacio derecho de tu pantalla para hacerlo. Si es solo para hablar y veros, una tablet o tu móvil serán suficientes.

2. Encuentra un lugar tranquilo

Busca un espacio tranquilo y con el menor ruido posible y si puede ser que tenga luz ambiental. Es fundamental que puedas oír claramente a la otra parte y que tu voz no se mezcle con sonidos del ambiente. Como decíamos antes para ello es fundamental los auriculares.

Prepárate un café antes y ten a mano agua u otros refrescos. Si tienes hijos, hazles saber que tu espacio es tu despacho y su habitación, su colegio.

3. Prepara tu reunión

Define una agenda de antemano. Esto es útil para cualquier tipo de reunión, no sólo las virtuales. Saber con anticipación cuáles son los temas a abordar ayudará a que se siga un orden y que todas las partes tengan una idea de la información con la que deben contar. Esto hará que la reunión virtual sea más eficiente. Prepara con detalle la reunión y si utilizsr por ejemplo Calendar de Google hazles llegar a los invitados de que se va hablar previamente a la cita. La reunión será mucho más productiva porque las personas habrán preparado sus temas e iréis completamente al grano.

Define una duración. Una reunión no debería comenzar a las 3 y durar «lo que dure», por ejemplo, 45 minutos es una buena opción. Así, será posible para todos organizar el resto del día y también ser conscientes del tiempo adjudicado para lidiar con los temas de la agenda. Eso te ayudará a algo importante: no te enrolles

Conéctate antes y sé puntual. Lo ideal es ya tener Skype o el programa que vayas a utilizar abierto unos cinco minutos antes del horario pactado. También asegúrate de tener a mano cualquier reporte, email u otra información que vayas a necesitar durante la reunión, así te evitarás perder tiempo propio y de los demás buscando esto durante la conversación. Ten claro donde escribirás tus notas, en papel, en el ordenador. En el momento de comenzar la reunión no puedes dudar.

4. Reunión productiva y eficaz

Moderador. Especialmente cuando hay más de 3-4 personas, hablar a distancia se vuelve mucho más dificultoso. Si hay un moderador o responsable ayudará a marcar tiempos de las intervenciones, reconducir la conversación, subrayar los puntos que se vayan acordando, ceñirse al orden del día, silenciar a los demás, y tener a la vista un reloj para evitar que esa reunión se coma nuestra agenda y no sea productiva.

Evita distracciones propias y de los otros! Compórtate como si estuvieras en una reunión cara a cara y presta la misma atención que pondrías en una reunión normal. Respecto al grupo, es bueno establecer algunas reglas como: todos los micrófonos deben estar silenciados, no sostener conversaciones en paralelo mientras se lleva a cabo la presentación, y evidentemente identificarse con nombre antes de hablar, o cualquier otra que consideres relevante. Si hay algún invitado nuevo es más que necesario la presentación inicial.

Formalidad. Que la hagas cómodamente en tu despacho o desde casa en zapatillas no significa que haya que tomarlo a la ligera y descuidarlo. Piensa que es un evento que requiere extremar los detalles, enfocarla bien y, sobre todo, sacar lo máximo de ella. No estás chateando, ni estás viendo una serie de Netflix, estás reunido.

Concentración. Este es un punto donde hasta las reuniones tradicionales han empezado a hacer aguas. Y es que muchos asistentes, en lugar de estar enfocados y atentos a lo que se dice, están pendientes de otra cosa o haciendo multitarea (revisando el correo, whatsapeando…). Cuando uno está hablando a distancia con su ordenador en frente es fácil estar a varias cosas a la vez, saltando de aplicación en aplicación o revisando los últimos correos. Además, el hecho de no ver el rostro de la persona que habla, exige redoblar el nivel de atención y estar absolutamente concentrado en sus palabras. Porque te interesa captar, no sólo lo que dice, sino cómo lo dice y también lo que no dice.

Toma notas o dibuja mapas. De cara a no perderte los detalles importantes y a estimular tu atención, toma cuantas más notas mejor. Para tomar notas, frente a una aplicación tipo Evernote yo prefiero una libreta tradicional o un tablet, porque puedo complementar mis notas manuscritas con dibujos, diagramas o mapas mentales. Y eso enriquece lo que capturo. Si además conectas tu IPAD dibujando a tu aplicación Skype y que los asistentes vean tus esquemas el éxito está garantizado.

Comunicación directa y efectiva. El carácter informal de estas reuniones hace que a veces se descuide un aspecto clave: la comunicación. Si hay varias personas conectadas a la conversación, y además desde varios sitios, la comunicación puede no ser todo lo clara y fluida que se precisa.

• Hay que poner un extra de claridad en lo que se dice, de manera pausada y pensada. Si no utilizas el video, gesticula, te ayudará a expresarte, estírate, sonríe. Te ayudará mucho a ser claro hacia los demás.
• Utiliza frases breves, directas, al grano, evitando rodeos innecesarios o detalles superfluos. pim-pam-pum.
• Marca los puntos ya terminados: «bien, entonces haremos eso, pasamos al siguiente punto». Entona, subraya

5. Tips técnicos

Optimiza tu conexión a Internet. Al momento de tener una reunión virtual a través de una conexión de internet es crucial disponer del ancho de banda necesario, más aún si se tiene una conversación con video, ya que de lo contrario se perderá mucha calidad o incluso se cortará la llamada. Por ello deshabilita programas o dispositivos que consuman ancho de banda. Si estás en casa, que te echen una mano y que eviten ver películas en streaming. Mientras se conversa es útil no, absolutamente necesario, evitar descargar archivos, pausar la sincronización de programas como Dropbox o Google Drive, cerrar sitios que se actualizan de manera automática constantemente (como un diario o Facebook) y cerrar otros programas que puedan descargar o subir información. Así, te asegurarás de que sólo tu conversación sea lo que fluya por la conexión,

Conecta tu ordenador con un cable directamente al router y evita el WIFI. Estar conectado con un cable físico te brindará mayor velocidad y fidelidad en tu audio y video. Para estar seguros, incluso es recomendable desactivar por completo la antena WiFi mientras estés conectado con el cable.

Considera el delay. Cuando pidas feedback o hagas algún comentario para tener un ida y vuelta, recuerda que habrá algunos segundos de delay (retraso) que deberás tener en cuenta. Evita interrumpir a tu interlocutor para hacer la comunicación más ordenada y fluida.

Utiliza el video para lo justo y necesario. La imagen en video consume ancho de banda y distrae a menudo las reuniones. Mi consejo es que lo utilices de manera minimalista, quizás para comenzar y despedirte. Si lo utilizas, mira a la cámara, no a la pantalla. El contacto visual hace que la interacción sea mucho más “personal”, a pesar de la distancia pero no funciona cuando no estás tecleando, si la reunión es solo veros y hablar dale caña al video, en otras situaciones, dale caña al audio.

6. The End

Fin de la reunión. Es el momento para asegurarte que no hayan quedado dudas entre los participantes. Aprovecha entonces para hacer un breve resumen de los puntos conversados, acuerdos y próximos pasos. Concreta el TO DO y quizás convocar para la siguiente reunión.

Las palabras se las lleva el viento y transcurridos unos días los participantes terminan por olvidar o descuidar lo que se entonces se acordó. El «qué fue de», «quién tenía que hacer esto», o «yo creí que» son muy típicos de las post-reuniones, y más en estas donde no siempre somos suficientemente claros.

Hacer un acta es algo rápido. Cambia la palabra y utiliza algo como «Resumen de la reunión». Con un cómodo email de 4 minutos se pueden recoger de forma rápida los puntos acordados: quién va a hacer y cuándo. Hacedlo circular entre los participantes y los próximos pasos quedarán más claros: Temas tratados. TO DO, etc. Temas tratados, TO DO, etc.